SharePoint Döküman Yönetimi

SharePoint doküman yönetimi özellikleri temel olarak şunlardır :

 

1. 1. Kolay Erişim
      SharePoint sitelerine kurum içi ve kurum dışından ulaşılabilir. Ayrıca PC veya mobil cihazları istediğiniz gibi kullanabilirsiniz.
   2. Kütüphaneler
      SharePoint dokümanlarını saklayan kütüphaneleri departmana veya belirli amaçlara göre ayrıştırabilirsiniz. Örn. Bilgilendirme kütüphanesi, Eğitim dokümanları vb…
   3. Güvenlik
      SharePoint site> Alt Site > Kütüphane > Klasör > Doküman hiyerarşisinde yetkilendirebilirsiniz. Yetkilendirme üstten alta miras alma (inheriticance) prensibiyle çalışır. Yetkilendirme AD kullanıcılarına veya SharePoint gruplarına göre yapabilirsiniz.
   4. Versiyonlama
      Özellikle Word, Excel, PowerPoint gibi office dokümanlarında otomatik revizyonla yaptırabilirsiniz.
   5. İşbirliği
      Aynı dokümanlar üzerinde birden fazla kullanıcının çalışmasını sağlayabilirsiniz.
   6. Şablonlar
      Sık kullanılan dokümanları şablon hale getirip yeni dokümanları bu şablonlardan oluşturabilirsiniz. (Örn. Teklif formu)
   7. Sınıflandırma ve Filtreleme
      Dokümanlara ilave bilgi alanları ekleyerek sınıflandırma ve filtrelemeyi kolaylaştırabilirsiniz.
   8. Arama
      Tek bir arama fonksiyonu ile tüm sitedeki dokümanlarda arama yapabilirsiniz. Word, excel, pdf gibi metin içeren dokümanlardaki metinleri de arar.
   9. Offline Çalışma
      Sync özelliklerini kullanarak tıpkı onedrive gibi belirli kütüphaneleri kullanıcı bilgisayarındaki bir alanla eşleyerek offline kullanım sağlayabilirsiniz.
   10. İş Akışları
       İstediğiniz kütüphanelerde yeni bir doküman eklenmesi veya değiştirilmesiyle tetiklenecek onay mekanizmaları kurgulayabilirsiniz. Örn. x dokümanı doldurulunca bir yönetici onayına gitsin veya bir kullanıcıya bilgilendirme postası gitsin gibi..